在庫管理システムとは？主な機能・導入メリット・選び方をわかりやすく解説

製造業や物流業、小売業では、部品や商品の数量だけでなく、保管場所や入出庫履歴など、多くの情報を管理する必要があります。

しかし、

• Excel管理に限界を感じている
• 在庫数が合わない
• 棚卸に時間がかかる
• モノ探しが減らない

といった課題を抱える企業も少なくありません。

この記事では、在庫管理システムとは何か、主な機能や導入メリット、Excelとの違い、選び方のポイントまでわかりやすく解説します。

在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、商品や部品、材料などの在庫情報を一元管理するシステムです。

在庫数だけでなく、入庫、出庫、保管場所、棚卸、ロット、使用期限などをまとめて管理できます。
バーコードやRFIDと連携することで、手入力を減らし、入出庫の作業に合わせて在庫情報を更新しやすくなる点も特徴です。

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在庫管理システムでできること

在庫管理システムには、主に次のような機能があります。

在庫管理システムとWMSの違い

在庫管理システムは、在庫数や保管場所、入出庫履歴などの在庫情報を管理するシステムです。
一方、WMS（倉庫管理システム）は、在庫情報の管理に加えて、入荷、保管、ピッキング、出荷など、倉庫内の作業を効率化するための機能を備えています。

製品によって対応範囲が異なるため、在庫管理システムとWMSが明確に区別されていない場合もあります。
導入時は名称だけで判断せず、必要な機能に対応しているかを確認する必要があります。

在庫管理システムを導入するメリット

① 最新の在庫情報を把握しやすくなる

入庫や出庫の登録内容を在庫情報へ反映することで、最新の在庫状況を確認しやすくなります。
複数の担当者や拠点で同じ情報を共有しやすくなり、Excelファイルの更新待ちや確認作業の削減につながります。

② 入力ミスを減らせる

バーコード在庫管理を活用することで、品番や数量の手入力作業を減らせます。
ハンディターミナルで読み取った情報をもとに登録や照合を行うことで、入力間違いや登録漏れの防止につながります。

③ 棚卸を効率化できる

ハンディターミナルなどで現物を読み取り、システム上の在庫情報と照合することで、紙への記入やExcelへの転記を減らせます。
棚卸結果の集計や差異確認も行いやすくなります。

④ モノ探しを減らせる

商品や部品の保管場所を棚番号などで管理するロケーション管理によって、在庫の所在を確認しやすくなります。
担当者の記憶に依存した保管を減らし、ピッキングや払い出しにかかる時間の短縮につながります。

⑤ 誤出荷の防止につながる

出庫対象と実際に読み取った品番や数量を照合することで、品番違いや数量違いを検知できます。
ただし、対応できる照合方法はシステムによって異なるため、導入前の確認が必要です。

このように、在庫管理システムは、現場で発生する入力・照合・確認作業の負担軽減に役立ちます。

Excel管理との違い

Excelは手軽に始められる一方、品目数や担当者が増えると管理が煩雑になりやすくなります。
在庫管理システムでは、複数の担当者が同じ在庫情報を確認しやすく、入出庫履歴や保管場所もあわせて管理できます。

在庫管理システムの導入を検討したいケース

次のような場合は、在庫管理システムの導入を検討するタイミングです。

• 品目数が増えている
• 複数人で在庫管理している
• Excelファイルが複数存在する
• 棚卸に時間がかかる
• モノ探しが多い
• 複数拠点で在庫を共有したい
• バーコードやRFIDを活用したい
• 生産管理システムと連携したい

在庫管理システムの選び方

① 管理したい情報を整理する

品番や数量だけでなく、ロット、使用期限、製造番号、保管場所など、必要な管理項目に対応しているか確認します。

② 現場の作業方法に合っているか確認する

バーコードやRFID、ハンディターミナルなど、現場で使用したい機器や運用方法に対応しているか確認します。

③ 他システムと連携できるか確認する

生産管理システムや販売管理システム、基幹システムなどと在庫情報を連携できるか確認します。

④ 導入後の運用やサポートを確認する

操作方法だけでなく、初期設定、マスタ登録、トラブル時の問い合わせ対応など、導入後の支援内容も確認しましょう。

システム選定のポイントは、自社の業務に適した機能を備えているかという点です。
また、クラウド型かオンプレミス型かといった提供形態に加え、初期費用や月額費用、保守費用などの導入・運用コストも確認が必要です。

まとめ

在庫管理システムは、在庫数や保管場所、入出庫履歴などを管理し、在庫管理業務を効率化するためのシステムです。
バーコードやRFIDを活用することで、手入力や転記作業を減らし、最新の在庫情報を共有しやすくなります。

Excel管理で課題を感じている場合は、自社に合った在庫管理システムの導入を検討してみましょう。