図面管理システムを導入すると、図面の一元管理や検索、最新版・改訂履歴の管理などを効率化できます。
図面を探す時間や管理の手間を減らすだけでなく、古い図面の使用防止や図面管理の属人化対策にもつながります。
ただし、システムを導入すればすべての課題が解決するわけではありません。
導入前に「図面を探すのに時間がかかる」「最新版が分かりにくい」「管理台帳の更新が大変」といった現在の課題を整理し、自社に必要な機能や運用方法を考えておくことが大切です。
この記事では、図面管理システムを導入するメリットと、導入までの進め方、事前に確認しておきたいポイントを解説します。
図面管理システムとは、設計図や製作図、CADデータなどの設計情報を一元管理するシステムです。
図面番号や品番、製品名などの情報をもとに図面を検索できるほか、最新版管理や改訂履歴の確認、アクセス権限の設定などを行えます。
単に図面ファイルを保存するだけではなく、「必要な図面を必要な人がすぐに利用できる状態」を維持することが目的です。
図面管理システムの導入で “何ができるようになるのか” を見ていきましょう。
図面が社内のさまざまな場所に散らばっていると、必要な図面を探すたびに時間がかかります。
今は人の手で対応できていても、図面や関連文書が増えるほど管理の負担は大きくなり、担当者しか保存場所や探し方が分からないといった属人化にもつながります。
図面管理システムで一元管理することで、必要な図面へアクセスしやすくなり、業務の引継ぎや技術継承もしやすい環境を整えられます。
図面の参照は、流用設計だけでなく製造や確認作業など、さまざまな工程で発生します。
必要な図面をすばやく検索できれば、図面を探す時間を減らし、次の作業へスムーズに進めます。
特に流用設計が多い現場では、図面管理システムによる検索性の向上は、設計業務の効率化にもつながります。
図面管理システムでは、図面の属性情報とバージョンごとのファイルを紐づけて管理できます。
図面を更新すると新しいバージョンとして登録され、検索時には最新バージョンの図面を参照できるため、古い図面を誤って使用するリスクを減らせます。
また、過去の図面や変更者、変更日時などの履歴も残せるため、必要に応じて以前のバージョンを確認・流用できます。人の手によるファイル名管理で起こりやすい、バージョンの混同や重複防止にも役立ちます。
システムによっては、ワークフローで承認が完了するとCAD図面へ承認印を自動で押印するなど、承認作業のデジタル化にも対応できます。
図面の承認を紙とハンコで行っている場合、印刷や回覧、保管にも手間がかかります。
図面管理システムの導入をきっかけに、承認フローを見直すことでペーパーレス化にもつなげられます。
図面管理システムには、CADと連携できる製品もあります。
CADから直接図面の登録や更新ができれば、図面管理システムとの間を行き来する手間を減らし、日常的な図面管理を効率化できます。
たとえば、弊社の図面管理システム「PDMics（ピーディーミクス）」では、対応するCADソフトから図面管理の機能を利用できる「CADアドイン機能」を提供しています。
また、「図枠作図」では、CAD図面の図枠に記載された情報をPDMicsへ登録できるため、管理システムへの転記作業や入力ミスの削減にもつながります。
図面管理システムを導入する際は、機能の多さだけでなく、普段使用しているCADと連携できるか、現在の作業の流れに無理なく組み込めるかも確認しておきたいポイントです。
図面管理システムでは、図面の回覧や承認依頼などの図面共有をシステム上で行うことができます。
紙図面の紛失・持ち出しや、メール添付による情報漏洩・改ざんなどのリスクを抑えられるため、図面のセキュリティ対策にもつながります。
図面管理システムの導入は、現在の管理方法を整理し、必要な機能や運用方法を考えながら進めていきます。
ここでは、導入までのおおまかな流れを6つのステップで紹介します。
まずは、図面がどこに保存され、どのように管理されているのかを確認します。
ファイルサーバ、担当者のPC、Excelの管理台帳、紙図面など、長く運用しているほど管理場所が増えているケースもあります。
あわせて、図面を探す、最新版を確認する、変更内容を共有する、承認を回すといった普段の作業についても確認してみましょう。実際に図面を扱っている担当者に聞いてみると、管理する側では気づきにくかった手間や困りごとが見つかることもあります。
現在の図面管理を整理したら、次はシステムの導入によって何を改善したいのかを明確にします。
「図面を探す時間を減らしたい」「最新版を分かりやすくしたい」「CADから図面を登録できるようにしたい」など、目的によって必要になる機能も変わります。
また、導入後に効果を確認できるよう、改善目標も考えておくとよいでしょう。
たとえば、図面検索に時間がかかっている場合は「図面を探す時間」、旧版の誤使用が問題になっている場合は「図面の取り違えによる手戻り件数」などを指標にできます。
現状の作業時間や発生件数を把握しておけば、導入後にどれだけ改善したのかを評価しやすくなります。
すべての課題を一度に解決しようとするのではなく、優先順位をつけて取り組むことが大切です。
目的が決まったら、それに必要な機能を整理します。
図面管理システムには、図面検索、バージョン管理、属性情報の管理、ワークフロー、アクセス権限、CAD連携などの機能があります。
あわせて、図面の登録・更新を誰が行うのか、どのような情報を登録するのかなど、基本的な運用ルールも考えておきましょう。
ただし、機能が多ければ使いやすいとは限りません。
日々図面を扱う担当者にとって使いやすいか、今の業務の流れを大きく変えずに使えるか、といった点も一緒に確認しておきたいところです。
図面管理システムの導入では、これまで蓄積してきた図面をどこまで移行するかも重要な検討事項です。
過去の図面をすべて移行すると、ファイルの整理や属性情報の登録に大きな工数がかかる場合があります。
そのため、現在使用している図面や、特定の製品・部門から段階的に移行する方法もあります。
移行前には、次のような項目を確認しておきましょう。
また、図面ファイルだけでなく、検索や版管理に必要な情報をどのように登録するかも決めておく必要があります。
移行する範囲と管理ルールを整理しておくことで、導入後の運用をスムーズに始めやすくなります。
必要な機能や運用方法が整理できたら、それをもとに図面管理システムを比較します。
検索や版管理といった基本的な機能だけでなく、使用しているCADとの連携、既存図面の移行方法、導入後のサポートなども確認しておきましょう。
また、資料や機能一覧だけでは、実際の操作性や現在の業務に合うか判断しにくい場合があります。
デモやトライアルが利用できる場合は、実際に図面を扱う担当者にも操作してもらうと、導入後の運用をイメージしやすくなります。
図面管理システムの導入後は、事前に決めた運用方法や設定が実際の業務に合っているかを確認していきます。
実際に使ってみることで、導入前には気づかなかった使いにくさや、見直したほうがよいルールが見つかることもあります。
まずは対象となる部門や図面を絞って運用し、「この情報も登録したい」「この手順はもう少し簡単にしたい」といった点があれば調整していきます。
また、導入前に決めた改善目標に対して、図面検索の時間や手戻り件数などがどの程度変化したかを確認することも大切です。
実際に使う担当者の意見や改善効果をもとに運用を見直しながら、必要に応じて対象部門や管理する図面を広げていきましょう。
図面管理システムは、必要な機能がそろっていても、現場で使い続けられなければ十分な効果を発揮できません。
導入後に「思っていた使い方と違った」とならないよう、特に次の3つのポイントを確認しておきましょう。
図面管理システムを比較すると、どうしても機能の多い製品が魅力的に見えます。
ただ、実際に毎日使う機能は限られていることもあります。
高機能でも操作に手間がかかれば、図面を登録する作業そのものが負担になってしまいます。
必要な機能がそろっているかだけでなく、検索や登録、更新などの日常的な操作を無理なく行えるか確認しましょう。
また、担当者が変わっても運用を続けられるよう、操作方法の共有や導入後のサポート体制も確認しておくとよいでしょう。
設計部門で使用する場合は、普段使っているCADとの相性も確認しておきたいポイントです。
たとえば、CADから直接図面を登録・更新できれば、図面管理のためだけに別の画面を開く手間を減らせます。
また、図面の作成、確認、承認、出図などの流れは会社によって異なります。
生産管理システムや部品表など、ほかの情報と連携する必要がある場合は、データの受け渡し方法や二重入力が発生しないかも確認が必要です。
すべての業務をシステムに合わせるのではなく、現在の仕事の流れにどう組み込めるかという視点で検討することが大切です。
せっかくシステムを導入しても、図面の登録や更新が適切に行われなければ、情報が古くなったり、必要な図面を見つけにくくなったりする可能性があります。
図番、品番、製品名など、検索や管理に必要な情報を整理するとともに、図面の登録・更新を誰が担当するか、改訂時にどのような手順を踏むかなどを決めておきましょう。
ただし、入力項目や確認手順を増やしすぎると、日々の管理が負担になります。
現場で継続できるよう、必要な情報とルールを絞り込み、運用しながら見直していくことがポイントです。
在庫・図面・設備・生産情報の管理、CAD自動作図、RFID活用、既存システムとの連携など、製造現場の課題に合わせたシステム開発に対応しています。
図面管理システムを導入すると、図面の一元管理や検索、最新版・改訂履歴の管理などを効率化でき、設計業務の負担軽減や図面管理の属人化防止につながります。
ただし、十分な効果を得るためには、製品や機能を比較する前に、現在の図面管理で困っていることを整理し、導入目的と改善目標を明確にすることが大切です。
また、既存図面の移行範囲や日々の運用ルールも考えながら、無理のない範囲で段階的に導入を進めましょう。
導入後も実際の作業負担や改善効果を確認し、自社に合った図面管理の方法へ見直していくことが重要です。
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