工場の転記作業を減らすには？改善・自動化の方法を紹介

製造現場では、紙の日報に記録した作業実績をExcelへ入力したり、検査結果を別のシステムへ登録したりするなど、さまざまな転記作業が発生しています。

こうした作業は、入力や確認に時間がかかるだけでなく、転記ミスや入力漏れ、情報の反映遅れにつながることもあります。

転記作業を減らすには、Excelの活用や入力方法の見直し、OCR・RPAによる自動化、システム間連携など、さまざまな方法があります。

この記事では、製造現場でよくある転記作業と、転記を削減・自動化する7つの方法、改善を進める際のポイントを紹介します。

製造現場でよくある転記作業

製造現場では、次のような転記作業が日常的に発生しています。

• 作業日報：紙に記録した作業時間や生産数量をExcelへ転記する
• 検査記録：測定器の数値や紙の検査結果をExcel・品質管理システムへ入力する
• 入出庫記録：紙の伝票に記録した入出庫情報を在庫管理システムへ入力する
• システム間の二重入力：生産管理システムに登録した製造実績を、別のシステムにも入力する

これらの転記作業は、件数が増えるほど作業負担が大きくなります。
また、転記が完了するまで最新の情報が反映されないため、現場の状況を把握するまでに時間がかかる場合もあります。

工場の転記作業を減らす7つの方法

転記作業を減らす方法には、既存の業務やExcelを見直す方法から、デジタル技術を活用して入力を自動化する方法まであります。

主な改善方法と適している作業は、次のとおりです。

① 記録・入力する項目や回数を見直す

まずは、現在の転記作業が本当に必要なのかを確認します。
同じ情報を複数の帳票に記入している場合や、使われていない項目を記録し続けている場合は、帳票や入力項目の整理によって作業を削減できる可能性があります。

ただし、品質保証やトレーサビリティなどに必要な記録まで削除しないよう、記録する目的も明確化しておくとよいでしょう。

② Excelの関数・マクロを活用する

Excel内でデータを転記・集計している場合は、関数やマクロを使って作業を減らせます。

例えば、関数による別シートの参照、マクロによる定型作業の自動化、Power Queryによる複数ファイルのデータ取り込みなどが考えられます。

既存のExcelを活用できますが、ファイル構成の変更などに対応できる運用・保守体制も必要です。

③ フォームやタブレットから直接入力する

紙に記録した内容を後からExcelへ転記している場合は、最初からデジタルデータとして入力する方法もあります。

例えば、紙の作業日報をタブレットの入力フォームに変更すれば、記録した情報をそのまま保存・共有でき、紙からの転記をなくせます。

導入時は、現場での操作性や通信環境、入力のしやすさなどを確認する必要があります。

組立作業のデジタル化について詳しく知りたい方はこちら

組立作業をデジタル化するには？作業指示・ポカミス防止・進捗管理の方法を解説

④ バーコード・QRコードを活用する

品番やロット番号などを手入力している場合は、バーコードやQRコードを活用することで入力作業を減らせます。

例えば、部品のバーコードを読み取って品番を特定し、入出庫情報を登録する方法があります。

ただし、コードを読み取るだけで数量や作業実績まで自動登録されるわけではないため、登録する情報やシステムとの連携方法を検討する必要があります。

バーコード在庫管理について詳しく知りたい方はこちら

バーコード在庫管理とは？仕組み・メリット・導入方法をわかりやすく解説

⑤ OCRで紙の帳票をデータ化する

OCR（光学文字認識）は、紙の帳票などに記載された文字を読み取り、デジタルデータに変換する技術です。

紙の検査記録や作業日報をデータ化することで、手入力による転記作業を減らせます。

ただし、文字の状態や帳票の形式によっては読み取りミスが発生するため、結果の確認や修正が必要になる場合があります。

⑥ RPAで定型的な入力作業を自動化する

RPA（Robotic Process Automation）は、パソコン上で行う定型的な操作を自動化する技術です。

例えば、Excelの生産実績を業務システムの画面へ自動入力するなど、繰り返し発生する転記作業に活用できます。

既存システムを大きく変更せずに導入できる場合がありますが、画面構成や操作手順が変更された際には処理の修正が必要になることがあります。

⑦ システム間連携でデータを自動登録する

複数のシステムに同じ情報を入力している場合は、システム間連携によって二重入力をなくせる可能性があります。

例えば、生産管理システムに登録した製造実績を在庫管理システムへ連携し、完成品の在庫情報を更新する仕組みが考えられます。

APIによるデータ連携やCSVファイルを使った定期的なデータ取り込みなどの方法があり、既存システムの仕様や管理するデータに合わせて検討します。

転記作業の改善を進めるポイント

転記作業を減らすには、まず現状を整理し、改善効果が見込める作業から取り組むことが有効です。

① 転記が発生している業務を洗い出す

どの業務で、どこからどこへ情報を転記しているのかを整理します。
転記元・転記先、作業頻度、入力件数、作業時間、ミスの発生状況などを確認しましょう。

② 転記の必要性と改善方法を検討する

そもそも転記が必要なのか、入力方法や管理方法を変更できないかを確認します。

紙からの転記ならフォームによる直接入力やOCR、Excel内の転記なら関数・マクロ、複数システム間の二重入力ならRPAやシステム間連携など、作業内容に応じて改善方法を選びます。

③ 対象業務を絞って改善する

転記の頻度や作業負担、改善に必要な費用などを比較し、優先して取り組む業務を決めます。

最初からすべてを自動化するのではなく、一部の帳票や作業から改善を始め、作業時間やミスの削減状況を確認しながら対象を広げる方法が有効です。

まとめ

製造現場の転記作業を減らすには、入力項目の見直しやExcelの活用、フォームによる直接入力、OCR・RPA、システム間連携など、さまざまな方法があります。

転記作業そのものをなくすことも視野に入れながら、自社の業務に合った改善方法を検討しましょう。