在庫管理では、商品や部品、原材料などを受け入れてから、保管・移動・出庫するまで、モノの動きに合わせて在庫情報を更新する必要があります。
しかし、日々の業務の中で、
といった問題が発生することがあります。
在庫情報を正確に管理するためには、入庫・保管・在庫移動・出庫・棚卸といった一連の業務を整理し、「どのタイミングで何を確認・記録するのか」を明確にしておく必要があります。
この記事では、在庫管理の基本的な業務フローを、入庫から棚卸までの流れに沿って解説します。
あわせて、業務フローで起こりやすい課題や、バーコード・RFID・在庫管理システムを活用して効率化する方法についても紹介します。
在庫管理の業務フローとは、商品や部品、原材料などを受け入れてから、保管・移動・出庫を行い、棚卸で実在庫を確認するまでの一連の業務の流れを指します。
在庫管理では、実際のモノを動かすだけでなく、その動きに合わせて在庫情報も更新する必要があります。
たとえば、商品を入庫した場合は在庫数を増やし、別の棚へ移動した場合は保管場所を更新します。
出庫した場合は在庫数を減らし、棚卸では帳簿上の在庫数と実際の在庫数が一致しているかを確認します。
実際の業務フローは、扱う在庫の種類や業種、倉庫・工場の運用方法によって異なります。
製造業では、購入した部品や原材料のほか、仕掛品や完成品、製造現場への払い出しなども含めて管理するケースがあります。
ここからは、在庫を受け入れてから棚卸を行うまでの基本的な流れを見ていきましょう。
まず、入荷した商品や部品、原材料などについて、品目や数量、状態を確認します。
発注した内容と届いた品目・数量が一致しているか、破損や不良がないかなどを確認し、問題がなければ在庫として受け入れます。
ロット番号や使用期限などを管理する場合は、このタイミングで必要な情報も確認しておきます。
受け入れた商品や部品について、品番、数量、入庫日、ロット番号などの情報を帳簿やExcel、在庫管理システムへ登録します。
入庫したモノが実際には倉庫にあるのに、在庫情報へ反映されていないと、帳簿在庫と実在庫に差が生じる原因になります。
「検品が終わった時点」「棚へ格納した時点」など、自社の業務に合わせて在庫を更新するタイミングも決めておくと分かりやすいです。
入庫した商品や部品を、倉庫や棚などの決められた場所へ格納します。
品目数が多い場合は、倉庫・エリア・棚などにロケーションを設定し、「何が・どこに・いくつあるのか」を管理できるようにします。
保管場所を明確にしておくと、ピッキング時のモノ探しを減らすことができます。
また、担当者しか保管場所を把握していないといった属人化の防止にもつながります。
在庫は、一度保管した場所から動かないとは限りません。
棚の変更や倉庫間の移動などによって、在庫の保管場所が変わることがあります。
モノだけを移動して記録を更新しないと、「システム上では棚Aにあるのに、実際には棚Bにある」といった状態が発生します。
在庫を移動する場合も、いつ・何を・どこからどこへ移動したのかを記録しておきます。
出荷や製造への払い出しなどの指示に合わせて、必要な商品や部品を取り出します。
このとき、品番や数量、ロットなどを確認し、対象となる在庫を正しくピッキングします。
出庫が完了したら、その内容を帳簿やシステムへ登録し、在庫数を更新します。
実際にはモノがなくなっているのに出庫情報が登録されていないと、帳簿上では在庫が残ったままとなり、在庫差異につながります。
日々の入庫・移動・出庫を記録していても、入力ミスや記録漏れ、数量の数え間違いなどによって、帳簿在庫と実在庫に差が生じることがあります。
そのため、定期的に棚卸を行い、実際に保管されている在庫と帳簿やシステム上の在庫数が一致しているかを確認します。
差異が見つかった場合は、入庫・出庫・在庫移動などの履歴を確認し、どの段階で差異が発生したのかを調べます。
在庫管理では、それぞれの業務で確認・更新する情報が異なります。
基本的な例は次の通りです。
| 業務 | 主な作業 | 確認・更新する情報の例 |
|---|---|---|
| 入庫 | 商品・部品の受け入れ | 品番、数量、入庫日、ロットなど |
| 保管 | 倉庫・棚への格納 | 保管場所、ロケーションなど |
| 在庫移動 | 棚移動・倉庫間移動など | 移動元、移動先、数量など |
| 出庫 | ピッキング・払い出し・出荷 | 品番、数量、出庫日、ロットなど |
| 棚卸 | 実在庫の確認・照合 | 実在庫数、帳簿在庫数、差異など |
※ 必要な管理項目は、扱う在庫や業務によって異なります
管理する情報が多すぎると、入力や更新の負担も大きくなります。
自社で在庫を識別・追跡するために必要な項目を整理したうえで管理すると効率的です。
在庫管理では、モノを動かす作業と情報を更新する作業を正しく連動させる必要があります。
業務フローが整理されていないと、次のような問題が起こりやすくなります。
現物の受け入れや出庫を優先し、帳簿やExcelへの入力をあとからまとめて行っていると、記録漏れや入力忘れが発生しやすくなります。
「あとで入力する」のではなく、入庫や出庫の作業と在庫情報の更新をできるだけ同じタイミングで行える運用にすることが重要です。
入庫・出庫は記録していても、棚移動や一時的な置き場所の変更までは記録されていないことがあります。
在庫数が合っていても保管場所が正しくなければ、必要なモノを探す時間が増えたり、同じ商品を重複して発注したりする原因になります。
現場で紙へ記録し、その内容をあとからExcelやシステムへ入力する運用では、同じ情報を複数回扱う必要があります。
転記作業が増え、数字の入力ミスや品番の選択ミス、記録漏れが発生する可能性も高くなります。
「入庫はこの担当者が確認する」「棚移動は口頭で伝える」など、作業方法が個人の経験に依存していると、担当者によって記録する内容やタイミングが変わることがあります。
基本的な業務フローや記録方法を決めておくことで、担当者が変わっても同じ方法で作業できます。
通常の入庫・出庫だけでなく、返品、不良品、廃棄、数量訂正など、例外的な在庫の動きが発生することもあります。
こうした例外の処理方法が決まっていないと、担当者ごとに異なる方法で在庫を修正し、在庫数や履歴が分かりにくくなることがあります。
入庫、在庫移動、出庫など、在庫に変化があったときに、いつ情報を更新するのかを明確にします。
現物の移動と情報の更新に時間差があるほど、実際の在庫と帳簿上の在庫が一致しない状態が発生しやすくなります。
在庫を「1個」「1箱」「1ケース」など、どの単位で管理するのかを決めます。
入庫時は箱単位、出庫時は個数単位というように管理単位が混在する場合は、換算方法や登録方法をあらかじめ決めておくことが重要です。
在庫数だけでなく、どこに保管されているのかを管理します。
倉庫、エリア、棚などにロケーションを設定しておけば、商品や部品を探しやすくなり、在庫移動の履歴も管理しやすくなります。
返品、不良品、廃棄、数量訂正など、通常とは異なる在庫の動きについても処理方法を決めておきます。
在庫数を直接書き換えるだけでは、なぜ数量が変わったのか分からなくなることがあります。
変更理由や履歴を確認できるようにしておくと、差異が発生した際の原因も追いやすくなります。
日々の記録を正しく行っていても、在庫差異を完全に防げるとは限りません。
定期的に棚卸を行い、帳簿在庫と実在庫を照合することで、記録漏れや運用上の問題を確認できます。
差異が繰り返し発生している場合は、数量を修正するだけでなく、どの業務で差異が生じているのかを確認し、業務フロー自体を見直すことも検討します。
在庫管理の業務フローを整理し、バーコードやRFID、在庫管理システムを活用すると、記録や確認にかかる作業を効率化できます。
たとえば、紙やExcelを中心に管理している場合、
といった複数の作業が発生することがあります。
バーコードやRFIDと在庫管理システムを組み合わせれば、モノを識別した情報をそのままシステムへ登録できるため、手入力や転記作業を減らせます。
商品や部品、棚などにバーコードを付け、入庫・移動・出庫・棚卸のタイミングで読み取ります。
商品コードなどを手入力する作業を減らせるほか、商品とロケーションを組み合わせて読み取ることで、保管場所の登録や照合にも活用できます。
RFIDは、電波を利用してRFタグの情報を非接触で読み取る仕組みです。
利用するタグや機器、設置環境によっては、複数のタグをまとめて読み取ることもできます。
管理する数量が多い現場では、入出庫確認や棚卸などの読み取り作業の効率化に活用できます。
在庫管理システムを導入すると、在庫数量だけでなく、入出庫履歴やロケーション、棚卸結果などをまとめて管理できます。
現場で登録した入庫・出庫情報を在庫情報へ反映することで、現在の在庫状況を確認しやすくなります。
ただし、システムを導入すれば自動的に正しい在庫管理ができるわけではありません。
導入前に現在の業務フローを整理し、「どの作業で」「誰が」「どの情報を登録するのか」を決めておき、現場に合わせてシステムを導入する必要があります。
在庫・図面・設備・生産情報の管理、CAD自動作図、RFID活用、既存システムとの連携など、製造現場の課題に合わせたシステム開発に対応しています。
在庫管理では、入庫・保管・在庫移動・出庫・棚卸といった一連の業務に合わせて、在庫情報を正確に更新することが重要です。
在庫数が合わない、保管場所が分からない、入出庫の記録が漏れるといった問題が発生している場合は、個別の作業だけを見るのではなく、在庫が入ってから出ていくまでの業務フロー全体を確認してみましょう。
在庫を更新するタイミングや管理単位、保管場所、例外処理などのルールを整理したうえで、必要に応じてバーコードやRFID、在庫管理システムを活用することで、より正確で効率的な在庫管理につなげられます。
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