図面をファイルサーバで管理している企業は多くあります。
フォルダを作成して図面ファイルを保存する方法は導入しやすく、設計部門だけでなく製造部門や品質管理部門とも図面を共有しやすいことが特徴です。
一方で、図面数や利用者が増えるにつれて、次のような課題が発生することがあります。
ファイルサーバによる図面管理が適しているケースもあります。
しかし、管理する図面や利用者が増えると、フォルダ構成や保存ルールだけで図面を管理し続けることが難しくなり、人の運用だけで管理品質を維持することに限界が生じます。
本記事では、ファイルサーバで図面を管理する方法やメリット、起こりやすい課題、管理を見直す目安について解説します。
ファイルサーバによる図面管理とは、共有フォルダやネットワークドライブ上に図面ファイルやCADデータを保存し、フォルダ構成やファイル名のルールによって管理する方法です。
部門ごとや製品ごと、案件ごとにフォルダを分け、必要な図面を共有する運用が一般的です。
例えば、次のようなフォルダ構成で管理するケースがあります。
また、図面番号や改訂番号をファイル名へ付与し、フォルダ内で最新版を管理する運用もよく利用されています。
図面数が少なく、利用者が限られている場合は、比較的シンプルに運用できる方法です。
ファイルサーバによる図面管理には、導入しやすさやファイル共有のしやすさなどのメリットがあります。
社内のファイルサーバやNASがあれば、新しいシステムを導入しなくても図面共有を始められます。
普段利用しているエクスプローラーから図面へアクセスできるため、新たな操作を覚える必要もありません。
製品別や案件別、顧客別など、自社の運用に合わせて自由にフォルダを作成できます。
部門ごとの運用に合わせて整理しやすいことも、ファイルサーバ管理のメリットです。
CADデータだけでなく、PDF図面や仕様書、写真などの関連資料も同じフォルダへ保存できます。
一つの案件に関する資料をまとめて管理しやすい点も特徴です。
ファイルサーバは導入しやすい一方で、図面数や利用者が増えると、フォルダ管理だけでは対応しにくい課題が生じます。
フォルダが増えると、どこへ保存したか分からなくなり、目的の図面へたどり着くまで時間がかかります。
製品別・案件別・年度別など複数の分類が混在すると、保存場所を担当者しか把握していないケースもあります。
ファイル名に改訂番号を付けて管理していても、旧版と最新版が同じフォルダへ残っていると、どれを利用すべきか判断しにくくなります。
コピーした図面が別フォルダへ保存されている場合は、どちらが正式な最新版なのか分からなくなることもあります。
他部署へ共有するために図面をコピーすると、同じ図面が複数の場所へ保存されることがあります。
一方だけ更新されると、異なる版の図面が社内に残り続ける原因になります。
利用者や案件が増えるにつれて、フォルダの階層が深くなったり、命名ルールが統一されなかったりすることがあります。
保存場所を探すだけでも時間がかかり、属人化しやすくなります。
フォルダ単位でアクセス制限を設定することはできますが、図面ごとや利用者ごとに細かく権限を設定することは容易ではありません。
閲覧のみ許可したい場合や、承認担当だけ編集を許可したい場合などは、運用が複雑になりやすくなります。
ファイルサーバによる図面管理では、図面そのものは共有できますが、管理に必要な情報はフォルダ構成やファイル名、人の運用に依存します。
そのため、図面数や利用者が増えるほど、管理ルールを維持することが難しくなります。
例えば、次のような運用が重なることで、管理品質が徐々に低下することがあります。
このような状態では、図面が複数の場所へ分散し、最新版の判断や図面検索に時間がかかるようになります。
ファイルサーバ自体に問題があるのではなく、人の運用だけで管理し続けることが難しくなることが、限界が生じる主な理由です。
ファイルサーバによる図面管理は、すべての企業で課題になるわけではありません。
次のような環境であれば、十分運用できる場合もあります。
一方で、複数部門が図面を利用したり、改訂履歴や最新版管理が重要になったりする場合は、ファイルサーバだけでは管理が難しくなることがあります。
ファイルサーバで図面管理を続ける場合でも、運用ルールを見直すことで管理しやすくなる場合があります。
フォルダの階層を増やし過ぎず、製品別や案件別など分類方法を統一することで、図面を探しやすくなります。
図面番号や改訂番号、作成日などを一定のルールで管理することで、最新版を判別しやすくなります。
コピーして保存しない、更新は決められた場所で行うなど、運用ルールを社内で統一することも重要です。
図面数や利用者が増え、運用ルールだけでは管理が難しくなった場合は、図面管理システムを活用する方法もあります。
検索性や版管理、アクセス権限、改訂履歴などをシステムで管理できるため、人の運用に依存しにくい管理体制を構築できます。
ファイルサーバと図面管理システムは、どちらも図面を保存・共有するために利用できますが、管理方法には違いがあります。
| 比較項目 | ファイルサーバ | 図面管理システム |
|---|---|---|
| 管理方法 | フォルダ構成で管理 | 図面情報を一元管理 |
| 図面検索 | フォルダ・ファイル名で検索 | 図面番号や属性でも検索可能 |
| 最新版管理 | 運用ルールに依存 | 版管理機能で管理 |
| 改訂履歴 | 手動管理 | 履歴を自動管理 |
| アクセス権限 | フォルダ単位 | 利用者ごとに設定可能 |
| 承認フロー | 別途運用が必要 | ワークフロー機能に対応する製品も |
※一般的な比較例です。機能は製品によって異なります。
ファイルサーバは導入しやすく、多くの企業で利用されている図面管理方法です。
一方で、図面数や利用者が増えると、フォルダ構成や保存ルールだけでは管理が難しくなり、図面検索や最新版管理、改訂履歴の管理に課題が生じることがあります。
運用ルールを見直すことで改善できるケースもありますが、人の運用だけでは管理が難しい場合は、図面管理システムの導入を検討することも有効です。
自社の図面数や利用人数、運用方法に合わせて、最適な管理方法を選択しましょう。
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