工場の入退場管理を効率化するには？入退場管理システムの活用方法を解説

工場では、従業員だけでなく、協力会社の作業員や来訪者、搬入・搬出車両など、さまざまな人や車両が出入りします。

入退場を紙やExcelで管理していると、

• 受付や記録、集計に手間がかかる
• 現在誰が工場内にいるのかすぐに把握できない
• 複数の入門ゲートや車両の情報をまとめて管理しにくい

といった課題が発生することがあります。

こうした入退場管理は、ICカードやRFID、入退場管理システムを活用することで、記録や確認作業を効率化できます。

この記事では、工場の入退場管理で起こりやすい課題や効率化する方法、入退場管理システムでできること、導入時のポイントについて解説します。

工場における入退場管理とは

工場における入退場管理とは、工場や敷地内に出入りする人や車両の入場・退場日時や状況を記録・管理することです。入退場情報を記録することで、工場内の人や車両の状況を把握しやすくなります。

主な管理対象には、次のようなものがあります。

• 従業員
• 協力会社や外部作業員
• 来訪者
• 社用車
• 搬入・搬出車両
• 業者車両

工場の入退場管理で起こりやすい課題

① 入退場の記録や集計に手間がかかる

紙の入退場簿を使用している場合、入場者が氏名や時刻を記入する手間が発生します。
また、受付担当者が記録内容を確認し、あとからExcelなどへ転記している場合は、入力作業にも時間がかかり、入力ミスや記録漏れが発生する可能性もあります。

② 現在、誰が工場内にいるのか把握しづらい

入退場記録を紙や個別のExcelファイルで管理していると、現在工場内にいる人数や在場者をすぐに確認できない場合があります。
特に、複数の入門ゲートがある工場では、それぞれの記録を集計しなければ工場全体の状況を把握できません。
また、災害や事故などの緊急時には、残留者の確認にも時間がかかる可能性があります。

③ 退場記録の漏れを確認するのに時間がかかる

入退場の記録を本人や受付担当者に任せている場合、退場時の記録忘れや確認漏れのリスクがあります。
未退場者を確認するために、入場記録と退場記録を一件ずつ照合したり、現場を巡回したりしている場合は、確認作業そのものが負担になります。

④ 人や車両の確認が受付担当者の負担になる

工場では、資材や製品を運搬するトラック、協力会社の車両なども出入りします。
入場のたびに受付担当者が人や車両を確認し、入場記録や通過確認を行っている現場では、入退場が集中する時間帯に受付業務の負担が大きくなることがあります。

工場の入退場管理を効率化する方法

入退場管理を効率化する際は、現在の管理方法や課題を整理したうえで、自社に必要な仕組みを検討します。

① 管理する対象や情報を整理する

まずは、誰を管理対象とし、どのような情報を記録するのかを整理します。

従業員だけでなく、協力会社や来訪者、車両まで管理するのか、また、入退場履歴だけでなく在場者の把握や災害時の人員確認まで行うのかによって、必要な仕組みや機能は異なります。

② ICカードやRFIDで記録を自動化する

入退場時の手書きや手入力を減らす方法として、ICカードやRFIDの活用があります。
従業員証などのICカードをかざして記録する方法や、RFタグを利用して人・車両を非接触で識別する方法があります。

RFIDの仕組みや特徴について詳しく知りたい方はこちら

RFIDとは？仕組み・特徴・活用事例をわかりやすく解説

③ 複数のゲートの情報を一元管理する

複数の入門ゲートがある場合、それぞれの入退場記録を個別に管理していると、工場全体の入退・在場状況を確認するために情報をまとめ直す必要があります。

各ゲートで取得した情報をシステムへ集約することで、入退場履歴や在場状況を一つの画面から確認できます。

入退場管理システムで効率化できること

ICカードやRFIDなどで取得した情報を入退場管理システムへ集約すると、入退場履歴だけでなく、在場者の確認や車両管理、緊急時の人員確認などにも活用できる場合があります。

入退場管理システムの機能や構成によっては、次のような管理を効率化できます。

入退場管理システムを導入するときのポイント

① 現場に合った認証方法を選ぶ

ICカードやRFIDなど、管理対象や現場の運用に合った認証方法を選びます。
従業員の入退場や車両の識別など、用途に応じて適した方法を検討しましょう。

② ゲートや管理範囲を確認する

人用・車両用など複数の入門ゲートがある場合は、どのゲートを管理対象とし、どこまで情報を一元管理するのか整理しておきましょう。

③ 既存システムとの連携を確認する

社員情報や勤怠情報、セキュリティ情報などを別のシステムで管理している場合は、入退場管理システムとの連携についても確認します。
現在のシステムやデータの流れを整理し、同じ情報を複数のシステムへ入力する手間を減らせるか確認しましょう。

④ 管理権限やデータの取り扱いを決めておく

入退場履歴には、従業員や来訪者の氏名、入退場時刻などの情報が含まれる場合があります。
誰が情報を閲覧・修正できるのか、どのくらいの期間データを保存するのかなど、管理ルールもあらかじめ決めておきましょう。

⑤ 例外時の運用も決めておく

カード忘れやタグの読み取り漏れ、来訪者の一時入場など、通常とは異なるケースへの対応方法も決めておきます。
誰が記録を修正できるのか、読み取れなかった場合にどのように対応するのかなど、運用ルールを整理しておきましょう。

まとめ

工場の入退場管理では、紙やExcelによる記録・集計に手間がかかったり、現在の在場者をすぐに把握できなかったりすることがあります。

ICカードやRFIDを活用して入退場情報を取得し、入退場管理システムで一元管理することで、記録作業の削減や在場状況の把握、退場漏れの確認、車両管理などの効率化につながります。
また、システムの機能や構成によっては、緊急時の人員確認にも活用できます。

まずは現在の運用や課題を整理し、管理対象やゲート、必要な情報、認証方法などを明確にしたうえで、自社の現場に合った仕組みを検討しましょう。