図面管理システムの費用対効果は？削減額と投資回収期間の計算方法

図面管理システムの導入を検討していても、「どれだけ作業時間を減らせるのか」「導入費用に見合う効果があるのか」が分からず、判断に迷うことがあります。

図面管理システムの費用対効果を考えるには、まず図面や仕様書を探す時間、情報共有の行き違いによる手戻りなど、現在の業務にかかっているコストを把握することが必要です。
そのうえで、削減が見込まれる金額と導入費用を比較します。

この記事では、図面管理システムの費用対効果を試算する手順と、計算時の注意点を解説します。
自社の数値を入力して試算できる無料のExcelシートも紹介します。

図面管理システムの費用対効果はどう判断する？

図面管理システムやPDM（製品データ管理システム）の費用対効果は、導入によって削減が見込まれる作業時間やコストと、システムの導入・運用費用を比較して判断します。

ただし、図面の検索や最新版の確認、情報共有にかかる負担は、現在の管理方法や利用人数によって異なります。
そのため、一般的な削減率をそのまま当てはめるのではなく、自社の業務にかかっているコストを数値化し、実態に合った改善率を設定することが大切です。

費用対効果の試算で確認したいコスト

まずは、図面管理や情報共有の中で発生している「見えにくい時間的ロス」を整理します。
今回の試算では、主に次の2つを対象とします。

これらの作業時間に人件費の時間単価を掛け合わせると、年間コストの概算を求められます。

なお、ここで算出するのは作業時間を金額に換算したもので、同額の人件費がそのまま現金支出として減ることを意味するわけではありません。

図面管理システムの費用対効果を試算する3つの手順

手順1：現状の年間ムダコストを計算する

図面・仕様書・検査表を探す時間と、手戻り作業にかかる時間をそれぞれ年間コストに換算します。
計算方法は次のとおりです。

例えば、年間探索コスト860万円、年間手戻りコスト54万円の場合、年間ムダコストは914万円となります。
※ 上記は計算例であり、一般的な企業の平均値を示すものではありません。

手順2：改善率を設定し、年間削減見込額を求める

次に、図面の検索や情報共有を改善した場合、現状のムダコストをどの程度削減できるかを仮定します。

年間ムダコストが914万円で、改善率を40％と仮定すると、年間削減見込額は365万6,000円です。
（914万円 × 40％ ＝ 365万6,000円／年）

改善率は確定した効果ではありません。
業務の実態やシステムの機能、運用方法を踏まえて設定しましょう。

手順3：導入費用から投資回収期間を試算する

年間削減見込額と導入費用を比較し、投資を回収するまでの期間を求めます。

導入費用が500万円、年間削減見込額が365万6,000円なら、単純計算で約1.37年、およそ1年4か月が回収期間の目安です。
（500万円 ÷ 365万6,000円／年 ≒ 1.37年）

ただし、これは年間削減見込額が一定と仮定した簡易試算であり、継続費用を含めていません。
実際の投資判断では、保守費用やデータ移行、社内教育などの費用に加え、削減した作業時間をどのように活用するかも考慮する必要があります。

無料Excelで図面管理の費用対効果を試算しよう

アイ・シー・エスでは、図面管理や情報共有にかかる時間を金額に換算できる「図面・情報共有のムダ 試算シート」を無料で公開しています。

Excelには「年間ムダコスト試算シート」と「導入効果・回収シミュレーション」の2シートがあり、次の内容を試算できます。

• 図面・仕様書・検査表の探索にかかる年間コスト
• 情報共有の行き違いによる手戻り・再作業の年間コスト
• 改善率を設定した場合の年間削減見込額
• 導入費用に対する投資回収期間と、目標回収年数に応じた投資可能額の目安

入力項目を自社の状況に置き換えることで、導入検討のための概算を整理できます。実際の削減効果を保証するものではありませんが、現状把握や社内での検討資料として活用できます。

図面・情報共有のムダ 試算シート

図面・情報共有業務で発生している“探す時間”や“手戻り”を金額換算し、年間どれだけのムダコストが発生しているかを可視化できる試算ツールです。

ダウンロードする →

まとめ

図面管理システムやPDMの費用対効果を判断するには、図面や資料を探す時間、情報共有の不備による手戻りを数値化し、年間削減見込額と導入費用を比較することが必要です。

まずは自社の現状を整理し、複数の改善率を想定しながら、無理のない導入計画を検討しましょう。