安全かつ効率的に社内文書・情報を公開できる情報基盤 ( Webシステム ) を構築することで、管理・回覧の業務負担を軽減。あらかじめ割り当てた社員 ( ユーザー ) の権限に応じて、文書の公開範囲も設定でき、情報漏洩リスクの対策にもつながります。
| 業界・利用シーン | 文書回覧 |
|---|---|
| キーワード | 社内文書 / 回覧効率化 / コミュニケーション円滑化 / セキュリティ |
社内文書や重要な情報を扱う管理部門では
定例的な文書作成や回覧、社員からの問い合わせ対応など
様々な業務が重なり、大きな負担となっています。
次のようなことでお困りではないでしょうか？
社内文書管理システムの構築によって
Webシステム上で、安全かつ効率的に社内文書を公開できる仕組みになります。
これにより、文書管理・回覧の業務負担を軽減します。
定例的に作成・回覧する文書を社内データベースの情報をもとに作成し、Webシステムで回覧。
社内文書に関わる “定型業務” の工数を削減します。
閲覧者は、グラフ表示を種類や、あらかじめ設定された期間・単位などの集計条件で切り替え可能。
検索から確認までを閲覧者側で完結でき、管理部門への問い合わせ削減につながります。
管理者は、文書やユーザーごとに検索・閲覧・ダウンロードの操作権限を設定できます。
職位や地域、部署などの条件に応じて、文書のアクセス範囲をコントロールできます。
| 閲覧・検索 |
・管理情報グラフ表示 ※ グラフ絞り込み条件はシステム管理者が設定した条件の範囲内でユーザが自由に設定可能 ・登録済みファイルの全文検索、結果表示 ⇒ 閲覧者は、必要な文書の検索・閲覧から確認まで自分で完結できるため、問い合わせの削減につながります |
|---|---|
| 文書ダウンロード |
[ ダウンロードの種類 ] ① システムに登録されている文書を選択してダウンロード ② キーワード検索でヒットしたファイルをダウンロード ③ 閲覧機能で作成したグラフ、グラフの元データをExcelファイルでダウンロード |
| 閲覧者管理 |
閲覧者 ( ユーザー ) の基本情報、閲覧権限を管理 [ 権限設定例 ] ・公開する部署の範囲設定 ・ユーザ権限ごとのファイル、グラフの公開範囲設定 ・データ項目ごとの公開、非公開設定 ⇒ 適切に権限を管理し、セキュリティを担保します |
| 管理情報グラフ表示 |
グラフ表示に必要な情報パラメータの管理 [ 管理項目 ] ・グラフ名称 ・グラフ種類 ( 円グラフ・バーグラフ・折れ線グラフ・バブルチャート) ・グラフのX軸、Y軸、Z軸として使用する項目 |
| 定例レポート管理 | 定例報告に必要な情報の管理、レポートテンプレートの管理 |
| 文書登録管理 | 登録する文書のフォルダ構成、文書区分等の基本情報を管理 |
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