図面管理システムを導入するとなると、まず製品や機能を比較したくなるところですが、その前に一度、現在の図面管理について整理してみるのがおすすめです。
たとえば、
など、図面管理の方法によって困りごともさまざまです。
図面管理システムには検索やバージョン管理、ワークフロー、CAD連携などさまざまな機能がありますが、すべての機能が必要とは限りません。
まずは「今の図面管理で何に時間がかかっているのか」「どんなミスや手戻りが起きているのか」を整理しておくと、システムを導入する目的も見えやすくなります。
図面管理システムとは、設計図や製作図、CADデータなどの設計情報を一元管理するシステムです。
図面番号や品番、製品名などの情報をもとに図面を検索できるほか、最新版管理や改訂履歴の確認、アクセス権限の設定などを行えます。
単に図面ファイルを保存するだけではなく、「必要な図面を必要な人がすぐに利用できる状態」を維持することが目的です。
図面管理システムの導入で “何ができるようになるのか” を見ていきましょう。
図面が社内のさまざまな場所に散らばっていると、必要な図面を探すたびに時間がかかります。
今は人の手で対応できていても、図面や関連文書が増えるほど管理の負担は大きくなり、担当者しか保存場所や探し方が分からないといった属人化にもつながります。
図面管理システムで一元管理することで、必要な図面へアクセスしやすくなり、業務の引継ぎや技術継承もしやすい環境を整えられます。
図面の参照は、流用設計だけでなく製造や確認作業など、さまざまな工程で発生します。
必要な図面をすばやく検索できれば、図面を探す時間を減らし、次の作業へスムーズに進めます。
特に流用設計が多い現場では、図面管理システムによる検索性の向上は、設計業務の効率化にもつながります。
図面管理システムでは、図面の属性情報とバージョンごとのファイルを紐づけて管理できます。
図面を更新すると新しいバージョンとして登録され、検索時には最新バージョンの図面を参照できるため、古い図面を誤って使用するリスクを減らせます。
また、過去の図面や変更者、変更日時などの履歴も残せるため、必要に応じて以前のバージョンを確認・流用できます。人の手によるファイル名管理で起こりやすい、バージョンの混同や重複防止にも役立ちます。
システムによっては、ワークフローで承認が完了するとCAD図面へ承認印を自動で押印するなど、承認作業のデジタル化にも対応できます。
図面の承認を紙とハンコで行っている場合、印刷や回覧、保管にも手間がかかります。
図面管理システムの導入をきっかけに、承認フローを見直すことでペーパーレス化にもつなげられます。
図面管理システムには、CADと連携できる製品もあります。
CADから直接図面の登録や更新ができれば、図面管理システムとの間を行き来する手間を減らし、日常的な図面管理を効率化できます。
たとえば、弊社の図面管理システム「PDMics（ピーディーミクス）」では、対応するCADソフトから図面管理の機能を利用できる「CADアドイン機能」を提供しています。
また、「図枠作図」では、CAD図面の図枠に記載された情報をPDMicsへ登録できるため、管理システムへの転記作業や入力ミスの削減にもつながります。
図面管理システムを導入する際は、機能の多さだけでなく、普段使用しているCADと連携できるか、現在の作業の流れに無理なく組み込めるかも確認しておきたいポイントです。
図面管理システムでは、図面の回覧や承認依頼などの図面共有をシステム上で行うことができます。
紙図面の紛失・持ち出しや、メール添付による情報漏洩・改ざんなどのリスクを抑えられるため、図面のセキュリティ対策にもつながります。
図面管理システムの導入は、現在の管理方法を整理し、必要な機能や運用方法を考えながら進めていきます。
ここでは、導入までのおおまかな流れを見ていきましょう。
まずは、図面がどこに保存され、どのように管理されているのかを確認します。
ファイルサーバ、担当者のPC、Excelの管理台帳、紙図面など、長く運用しているほど管理場所が増えているケースもあります。
あわせて、図面を探す、最新版を確認する、変更内容を共有する、承認を回すといった普段の作業についても確認してみましょう。実際に図面を扱っている担当者に聞いてみると、管理する側では気づきにくかった手間や困りごとが見つかることもあります。
現在の図面管理を整理したら、次はシステムの導入によって何を改善したいのかを考えます。
「図面を探す時間を減らしたい」「最新版を分かりやすくしたい」「CADから図面を登録できるようにしたい」など、目的によって必要になる機能も変わります。
あれもこれもと機能を増やすより、まずは現在困っていることから優先順位をつけておくと、システムを比較するときにも判断しやすくなります。
目的が決まったら、それに必要な機能を整理します。
図面管理システムには、図面検索、バージョン管理、属性情報の管理、ワークフロー、アクセス権限、CAD連携などの機能があります。
ただし、機能が多ければ使いやすいとは限りません。
日々図面を扱う担当者にとって使いやすいか、今の業務の流れを大きく変えずに使えるか、といった点も一緒に確認しておきたいところです。
図面管理システムを導入するときに意外と悩みやすいのが、これまで管理してきた図面をどうするかという問題です。過去の図面をすべて新しいシステムへ移す方法もありますが、図面の数が多ければ、それだけ整理や登録にも時間がかかります。
そのため、現在使用している図面から移行する、特定の製品や部門から始めるなど、範囲を区切って進める方法もあります。
図面ファイルだけでなく、図番や品番、製品名などの情報をどこまで登録するのかも、この段階で整理しておくとスムーズです。
図面管理システムの導入後は、事前に決めた運用方法や設定が実際の業務に合っているかを確認していきます。
実際に使ってみることで、導入前には気づかなかった使いにくさや、見直したほうがよいルールが見つかることもあります。
まずは対象となる部門や図面を絞って運用し、「この情報も登録したい」「この手順はもう少し簡単にしたい」といった点があれば調整していきます。
実際に使う担当者の意見も取り入れながら、自社に合った図面管理の方法に整えていくことが大切です。
図面管理システムを導入するときは、機能だけでなく、実際の運用についても確認しておきたいところです。
導入後に「思っていた使い方と違った」とならないよう、特に次のポイントはチェックしておきましょう。
図面管理システムを比較すると、どうしても機能の多い製品が魅力的に見えます。
ただ、実際に毎日使う機能は限られていることもあります。
高機能でも操作に手間がかかれば、図面を登録する作業そのものが負担になってしまいます。
必要な機能がそろっているかはもちろん、「普段の業務の中で無理なく使えそうか」という点も見ておくと安心です。
設計部門で使用する場合は、普段使っているCADとの相性も確認しておきたいポイントです。
たとえば、CADから直接図面を登録・更新できれば、図面管理のためだけに別の画面を開く手間を減らせます。
また、図面の作成、確認、承認、出図などの流れは会社によって異なります。
今の業務をシステムに無理やり合わせるのではなく、現在の仕事の流れにどう組み込めるかという視点で見てみると、導入後のイメージもしやすくなります。
長く図面を管理している現場では、過去の図面がかなりの数になっていることもあります。
それらを最初からすべて整理して登録しようとすると、システムを使い始めるまでに時間がかかります。
「現在使っている図面から」「この部門から」と対象を絞り、必要に応じて少しずつ移行していくのもひとつの方法です。図面管理システムの導入を、これまで蓄積してきた図面や管理方法を整理する機会として考えてみるのもよいでしょう。
せっかくシステムを導入しても、登録時に入力する項目が多すぎたり、細かなルールが増えすぎたりすると、日々の作業が大変になります。 図番、品番、製品名など、検索や管理に必要な情報を整理しつつ、できるだけ現場で続けやすいルールにしておくことがポイントです。
在庫・図面・設備・生産情報の管理、CAD自動作図、RFID活用、既存システムとの連携など、製造現場の課題に合わせたシステム開発に対応しています。
図面管理システムの導入では、製品や機能を比較する前に、まず現在の図面管理で困っていることを整理してみることが大切です。図面を探すのに時間がかかる、最新版が分かりにくい、変更履歴を追いにくいなど、現場によって抱えている課題は異なります。
現在の管理方法と課題が見えてくると、「どんな機能が必要なのか」「どこから改善すればよいのか」も考えやすくなります。
また、図面管理システムを導入する際は、すべてを一度に変えようとせず、現在の業務に合わせながら少しずつ管理方法を整えていくのもひとつの方法です。
製品カタログやサービス紹介資料、事例ペーパーなどをご用意しています。現場の課題解決に向けたお役立ち情報を無料でダウンロードしていただけます。
製品やシステム開発に関するご相談を承っております。商談・デモ・貸出評価のご依頼にも対応しています。現場のお困りごともお気軽にお問い合わせください。
